Pinboard for IPP publications

Datenschutzhinweis

(There is also a non-authoritatve English version.)

Die Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG) nimmt den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die im IPP Pinboard erhoben werden, unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen. Ihre Daten werden von uns weder veröffentlicht, noch unberechtigt an Dritte weitergegeben. Im Folgenden erläutern wir, welche Daten wir im IPP Pinboard erfassen und wie genau diese verwendet werden:

A. Allgemeine Angaben

1. Umfang der Datenverarbeitung

Wir erheben und verwenden personenbezogene Nutzerdaten grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten unserer Nutzer/innen erfolgt regelmäßig nach Einwilligung der Nutzer/innen. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.

2. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.

Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses der MPG oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Die personenbezogenen Daten der betroffenen Person werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann darüber hinaus erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen die MPG unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

4. Kontaktdaten der Verantwortlichen

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung und anderer nationaler Datenschutzgesetze sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die

Max-Planck-Gesellschaft zur Förderung der Wissenschaften e.V. (MPG)
Hofgartenstraße 8
D-80539 München
Telefon: +49 (89) 2108-0
Kontaktformular: https://www.mpg.de/kontakt/anfragen
Internet: https://www.mpg.de

5. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten

Die Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist

Heidi Schuster
Hofgartenstraße 8
D-80539 München
Telefon: +49 (89) 2108-1554
datenschutz@mpg.de

B. Bereitstellung der Website und Erstellung von Logfiles

Bei jedem Aufruf unserer Webseiten erfassen unsere Server und Applikationen automatisiert Daten und Informationen vom Computersystem des aufrufenden Rechners.

Folgende Daten werden vorübergehend erhoben:

Die Daten werden in den Logfiles unsere Systeme gespeichert. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit weiteren personenbezogenen Daten des Nutzers findet nicht statt.

Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten und der Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Speicherung in Logfiles erfolgt, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. Zudem dienen uns die Daten zur Optimierung der Webseiten, zur Störungsbeseitigung und zur Sicherstellung der Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme. In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website ist dies der Fall, wenn die jeweilige Sitzung beendet ist. Im Falle der Speicherung der Daten in Logfiles ist dies nach spätestens sieben Tagen der Fall. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist möglich. In diesem Fall werden die IP-Adressen und Kennungen der Nutzer gelöscht oder verfremdet, sodass eine Zuordnung des aufrufenden Clients nicht mehr möglich ist.

Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb der Webseite zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Nutzers keine Widerspruchsmöglichkeit.

C. Verwendung von Cookies

Unsere Webseiten verwenden Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Betriebssystem des Nutzers gespeichert werden.

Wir setzen Cookies ein, um unsere Website nutzerfreundlicher zu gestalten. Die von uns eingesetzten Cookies enthalten die von Ihnen gewählten Optionen zur Anzeige einiger Seiten. Sie werden auf unseren Servern nicht gespeichert.

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten unter Verwendung von Cookies ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Zweck der Verwendung technisch notwendiger Cookies ist, die Nutzung von Websites für die Nutzer zu vereinfachen. Einige Funktionen unserer Webseite können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden.

Cookies werden auf dem Rechner des Nutzers gespeichert und von diesem an unserer Seite übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für unsere Website deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Website vollumfänglich genutzt werden.

D. Publikationsdatenbank

Zweck des IPP Pinboards ist die Verwaltung wissenschaftlicher Veröffentlichungen am IPP: Der Einsatz des Pinboards dient der Vereinfachung der Kommunikation über Publikationen im Entwurfsstadium, dem Erhalt eines Überblicks über den Status der verschiedenen Veröffentlichungen, der Prüfung der Vollständigkeit der Autorenliste sowie der Ersetzung des Genehmigungsverfahrens in Papierform durch ein elektronisches Instrument gemäß der Satzung „Verfahren bei Veröffentlichungen und Vorträgen“ (OHB I.16), am Standort Greifswald zusätzlich auch gemäß der Betriebsvereinbarung "Einsatz eines Pinboards zur Verwaltung wissenschaftlicher Veröffentlichungen am IPP (Greifswald)" (OHB III.74). In diesen Zwecken liegt auch unser berechtigtes Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Dazu speichern wir von Ihnen folgende Daten:

Kontakdaten:

Die folgenden Kontakdaten werden an Hand Ihrer Kennung (Userid), mit der Sie sich am IPP Pinboard anmelden, aus verschiedenen Datenbanken des Max-Planck-Instituts für Plasmaphysik (IPP) und der Max-Planck Computing & Data Facility (MPCDF) extrahiert und gespeichert: Weiterhin kann dem EUROfusion pinboard Ihre dort benutzte E-Mail-Adresse entnommen und im IPP Pinboard gespeichert werden.

Berechtigungsprofile:

Die folgenden Merkmale für spezielle Berechtigungen auf dem IPP Pinboard werden ebenfalls an Hand Ihrer Kennung (Userid) aus verschiedenen Datenbanken des Max-Planck-Instituts für Plasmaphysik (IPP) und der Max-Planck Computing & Data Facility (MPCDF) oder aus manuell gepflegten Listen extrahiert und gespeichert:

Inhalts- und Nutzungsdaten:

Ihre Mitarbeit an einer (geplanten) Publikation als Autor/in oder Koautor/in wird von Ihnen selbst oder einer/einemm Ihrer Kolleg/innen in der Web-Oberfläche des IPP Pinboards eingegeben, an uns übermittelt und im IPP Pinboard gespeichert, zusammen mit den bibliographischen Daten und Volltexten der Publikation.

Sind Sie an einer Publikation auf dem EUROfusion pinboard beteiligt, und unterliegt diese Publikation auch dem Genehmigunsprozess am IPP gemäß dem oben angegebenen “Verfahren bei Veröffentlichungen und Vorträgen”, so können Ihre Daten im Zusammnhang mit dieser Publikation (Name, E-Mail, bibliographische Daten der Publikation) vom EUROfusion pinboard ans IPP Pinboard übertragen werden und hier gespeichert werden.

Alle Aktionen, die Sie auf dem IPP Pinboard ausführen und die zu Änderungen der im Pinboard hinterlegten Publikationen oder ihrer Metadaten führen, werden mit Ihrer Kennung gespeichert.

Des weiteren besteht auf unserer Webseite die Möglichkeit, kostenfreie Benachrichtigungen zu abonnieren. Dabei werden bei der Anmeldung die von Ihnen eingebenen Daten aus der Eingabemaske an uns übermittelt und gespeichert.

E. Automatische Entscheidungfindung

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, wenn Sie Publikationen betreuen, die sowohl auf dem EUROfusion pinboard als auch auf dem IPP Pinboard gelistet werden müssen, kann das IPP Pinboard Publikationen vom EUROfusion pinboard automatisiert importieren und synchronisieren.

Die Entscheidung, welche Publikationen vom EUROfusion pinboard in das IPP Pinboard importiert werden, geschieht an Hand folgender Kriterien:

Die Entscheidung, in welche Kategorie eine automatisch importierte Publikation im IPP Pinboard eingeordnet wird, geschieht an Hand der Abteilungs- und Gruppenzugehörigkeit im IPP des/der federführenden Autors/Autorin.

Falls eine derart herbeigeführte automatische Entscheidung fehlerhaft ist, hat dies in der Regel keine direkte Auswirkung auf die betroffene Person.

Über das Ergebnis dieser automatisch ermittelten Entscheidungen werden die/der auf dem EUROfusion pinboard zuständige Verantwortliche und (falls abweichend) auch der/die federführende Autor/Autorin per Email benachrichtigt. Diese Email enthält sowohl einen Hinweis, wie diese Entscheidungen selbst gegebenenfalls korrigiert werden können, als auch eine Kontaktadresse.

F. Datenübermittlung

Alle am IPP Pinboard registrierten Benutzer/innen können über die Web-Oberfläche Teile Ihrer personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Autorschaft oder Koautorschaft an einer Publikation) zusammen mit den bibliographischen Daten der Publikation einsehen.

Zum Aufbau einer Literaturliste aller Veröffentlichungen innnerhalb der MPG können einige Ihrer personenbezogenen Daten (Name, Autorschaft oder Koautorschaft an einer Publikation, Organisationseinheit innerhalb des IPP) zusammen mit den bibliographischen Daten und Volltexten der Publikation an das Publikationsrepositorium der Max-Planck-Gesellschaft (MPG.PuRe) übertragen werden.

Im Fall von Publikationen, die ganz oder partiell mit Mitteln des EUROfusion Consortiums gefördert wurden, können Teile Ihrer personenbezogenen Daten (Name, E-Mail-Adresse, Autorschaft oder Koautorschaft an einer Publikation) zusammen mit den bibliographischen Daten und Volltexten der Publikation an das EUROfusion pinboard übertragen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur in den gesetzlich erforderlichen Fällen bzw. zur Strafverfolgung aufgrund von Angriffen auf unsere Netzinfrastruktur an staatliche Einrichtungen und Behörden übermittelt.

Eine Weitergabe zu anderen Zwecken an Dritte findet nicht statt.

G. Recht der betroffenen Personen

Als betroffene Person, deren personenbezogene Daten im Rahmen der oben genannten Dienste erhoben werden, haben Sie grundsätzlich folgende Rechte, soweit in Einzelfällen keine gesetzlichen Ausnahmen zur Anwendung kommen: